Projektityössä odotus on ajatus siitä, että projektin aikana ja tuloksena jokin asia valmistuu aikataulussa ja budjetissa, saavuttaa tietyn määrän tai arvon tai aiheuttaa muutoksen. Odotus pohjautuu faktoihin, kuten sopimus ja suunnitelma, mutta haastavaksi odotusten hallinnan tekee se, että odotus sisältää myös yksilön tunnelatauksen. Projektin tavoitteiden saavuttamista – projektin onnistumista voidaan mitata suunnitelmassa kuvatuin mittarein, mutta sidosryhmien kokemus onnistumisesta ei ole vain lukujen tulosta vaan henkilökohtainen kokemus.
Odotustenhallinnan voisi kuvata olevan kyky ymmärtää ja analysoida yksilöön tai organisaatioon kohdistuvia odotuksia. Projektinhallinnan menetelmät, kuten Prince 2 tai PMBOK eivät suoraan tunnista odotustenhallintaa omana projektinhallinnan osa-alueena. Projektimaailmassa tämä kuitenkin linkittyy projektikolmion – kustannukset, aika, laajuus – hallintaan sekä kolmion keskellä olevaan tekijään laatu. Kaikkiin näihin osa-alueisiin liittyy sidosryhmien odotuksia. Menetelmien näkökulmasta odotustenhallinta näkyy konkreettisimmin Agile manifeston periaatteissa ”Tärkein tavoitteemme on tyydyttää asiakas toimittamalla tämän tarpeet täyttäviä versioita ohjelmistosta aikaisessa vaiheessa ja säännöllisesti.”
Vaikka odotuksia ei menetelmien näkökulmasta suoraan hallitakkaan, niin projektipäälliköt käyttävät ajastaan merkittävän osan muiden odotuksiin ja tarpeisiin. Tilaaja, käyttäjät, projektitiimi, ohjausryhmä, toimittajan liiketoiminta, talousosasto – kaikki odottavat projektipäälliköltä ja projektilta jotain. Jokaisella näistä osapuolista on erilaisia henkilökohtaisia odotuksia ja nämä odotukset voivat muuttua projektin edetessä.
Menetelmien sokea piste – odotus ja oletus
Kun projektinhallintamenetelmät eivät suoraan tunnista odotustenhallintaa, niin millä projektinhallinnan prosessilla tai metodilla odotuksia hallitaan. Onko kyse riskienhallinnasta, jos henkilön odotus poikkeaa toteumasta. Projektinhallinnan formaaleissa prosesseissa ajaudutaan helposti hallitsemaan projektikolmioon kohdistuvia sekä sopimuksellisia riskejä pelkästään faktojen näkökulmasta. Odotusten ymmärtämättömyydestä aihetuvien vaikutusten palautumista vaikkapa sisällön poikkeamaksi ei tunnisteta. Lähimmäksi odotustenhallintaa osunee sidosryhmien hallinta, jolla projektipäällikön tavoite on saavuttaa sidosryhmien tuki projektin onnistumisen varmistamiseksi.
Vaarana on menetelmän sokea piste eli keskitytään sopimuksellisiin faktoihin ja niiden seurantaa – toimiihan malli sovitun mukaisesti, tuotetaanhan sovittuja asioita oikea aikaisesti, pysytäänhän rahoitusraamissa. Samalla sidosryhmien odotukset, jotka voivat muodostua projektin ulkopuolisista asioista, kuten toimittajan brändin luomasta tai toimialaan liitettävästä mielikuvasta, jäävät huomioimatta. Odotusten lisäksi sidosryhmillä on tiedostettuja tai tiedostamattomia arvoja, toimintatapoja ja rakenteita, jotka ohjaavat ryhmien ja yksilöiden ajattelua ja käyttäytymistä. Arvojen ja rakenteiden pohjalta ihmiset luovat oletuksia ja odotamme, että asiat toimivat tietyllä tavalla.
Odotustenhallinta on koko toimintaan liittyvä vaikeasti ymmärrettävä ameeba. Perinteisin keinoin odotuksia pyritään hallitsemaan kontrollin kautta:
- Dokumentoidaan kaikki odotukset sopimuksissa, vaatimusmäärittelyissä
- Määritetään asioille hyväksymiskriteerit, joilla kuvitellaan selvitettävän objektiivisesti, onko odotettu asia toteutunut
- Todennetaan asioita testaamalla ja mittaamalla
Kaikki odotuksia on mahdotonta saada kuvattua, varsinkin kun ne muuttuvat matkan varrella, joten näiden perusasioiden tueksi tarvitaan:
- Avoimuus ja vuorovaikutus koko työn aikana
- Toiminnan ja kokemusten yhteinen reflektointi
- Kokeileva, inkrementaalinen lähestyminen oppia asioita asiakkaasta, käyttäjistä ja kehittämisen kohteesta
- Tapa ja kyky jäsentää ja selvittää kulttuuria, tutkia toimintaa ja tarpeita
Odotusten hallitsemiseksi joudutaan käyttämään koko projektipäällikön työkalusettiä, laajuuden, ajan- ja kustannustenhallintaa, yhtenäisyyden- ja muutoksenhallintaa, sidosryhmien hallintaa, riskienhallintaa sekä viestintää. Sen lisäksi tarkastele toimintaa eri etäisyyksiltä, käy keskustelua tiimin sisällä ja sidosryhmien kanssa siitä, mikä on projektin sokea piste, mitä emme näe. Älä oleta, että näette ja tulkitsette tilanteita samalla tavalla.
ajatuskatkoja 
Vastaa