Tarvitaanko PMO:ta?

Projectmanager.comissa ollut kirjoitus PMO:n tarpeellisuudesta sattuu olemaan ajankohtainen.

Työuralla olin useamman vuoden ympäristössä, jossa PMO oli de facto. Nyt edessä on uusi tilanne ja asiaa täytyy miettiä näkökulmasta Mitä PMO tarjoaa minulle?

Artikkelissa nostetaan esiin kolme osa-aluetta

• Luo ja jalkauta yhtenäiset toimintamallit ja järjestelmät
• Objektiivinen totuuden lähde
• PMO:n avulla voi hyödyntää mittakaavaetuja

Asiaa pohdittaessa on hyvä muistaa, että taustanani on iso aidosti kansainvälinen yritys. Siinä ympäristössä näe aidosti tarpeen yhtenäisille toimintamalleille ja järjestelmille. Jos tekijät eivät ”puhu samaa kieltä” niin asioilla on tapana mennä pieleen. Yhteinen projektien viitekehys tukee projektityötä. Viitekehyksellä tarkoitan tässä yhteydessä yksinkertaisimmillaan määriteltyä ja sitoutettua tapaa tehdä projekteja. Tämä koostuu mm.:

• Yhteinen metodologia, jossa painotan nimenomaan ajatustapaa – tarkastelemme työtä ja sen haasteita eri kanteilta, jolla tuemme sitä, että projektien valmistelussa on huomioitu tietyt yhtenäiset asiat. Tiivistettynä yhteinen metodologia voidaan kuvata ”olemme miettineet, miten tämä projekti tehdään.” Tämän samaan liittyy se, että työstämme suunnittelutietoa samalla tavalla. Tuotamme tietoa, joka kertoo saman dataa konsolidoitaessa edelleen yhtämittaista tietoa päätöksenteon tueksi. Tämän miettimisprosessin tueksi tarvitaan yhtenäisiä tuotoksia, kuten business case -malli, projektisuunnitelman malli, muutos- ja viestintäsuunnitelman malli jne. Nämä tukevat yhtenäisen metodologian jalkauttamista.  Pelkkien mallipohjien täyttäminen ilman ajatusprosesia (ja ajatusten jakamista) aiheuttaa kuitenkin sen, että noiden yhtenäisten mallien lisäarvo on lähellä nollaa. Jos kerran pyrimme yhtenäiseen malliin, niin taustalla on väistämättä prosesseja – joten kyllä, vastaan väitteeseen yhtenäisten toimintamallien ja järjestelmin hyödyllisyydestä kyllä. Vaikka vastaus on ehdoton kyllä, niin oleellista on, että oikeaan työhön pitää löytää oikeat työkalut ja tehdä vain oleellinen – ei muuta.
• Objektiivinen totuuden lähde on vaikeampi aihe. Henkilökohtaisesti itselleni on tärkeää, että päätöksenteon tukena on tietoa. Siinä mielessä tämä väite tukee tarvettani. Käytännön tasolla, miten tuo tiedon luotettavuus taataan? Riittävätkö yhtenäiset työtavat, prosessit – määrittelevätkö ja analysoivatko kaikki riskejä samalla tavalla – huolimatta omasta henkilökohtaisesta riskinottokyvystä? Tämänkin väitteen kohdalla kallistun kyllä-vastauksen puolelle. Näkyvyys ”totuuteen” on tarpeen. Uskon, että tuossa tarpeessa yhteisiin käytäntöihin panostaminen on yksi keino parantaa tilannetta ja siinä PMO on luonnollinen työkalu.
• Mittakaavaetu: Tämä on helppo – jos tällä viitataan (kuten kirjoituksessa) käytettävissä olevien resurssien tehokkaampaan hyödyntämiseen, niin luonnollisesti PMO on tarpeellinen. Yksi haaste nousee kuitenkin mieleen. Työskennellessä PMO:ssa on helppo perustella ja löytää sen hyötyjä.
  Kaikessa tekemisessä täytyy kuitenkin pitää mielessä kolikon toinen puoli eli turhia jäykistäviä rakenteita tulee välttää, toimintaa tulee tarkastella liiketoiminnan tarpeista.

OK, perustetaan sitten PMO!