Koetko projektissa haastavaksi varmistaa, että tavoiteltu muutos luo asiakkaalle arvoa? Lukeeko projektin projektioppien (lessons learned) listauksessa, että projektiviestinnässä tulisi pyrkiä voimakkaammin tiedottamisesta vaikuttamiseen?

Pitchaus voi olla näissä(kin) tapauksissa arvokas onnistumisen apuväline organisaation muutoshankkeita työstävälle projektipäällikölle. Pitäydyn kirjoituksessa sanassa pitch myynti- tai hissipuheen sijaan sen vuoksi, että käsittelen ensisijaisesti asiaa prosessina en niinkään tuotoksena tai tapahtumana.

Pitching on lähtökohtaisesti lyhyt esitys tuotteen tai palvelun tai idean pääkohdista. Sen tarkoituksena on herättää kiinnostusta asiaa kohtaan ja vakuuttaa kuulijat asian tärkeydestä. Projektipäällikön työkaluna pitch toimii myös suunnittelun ja priorisoinnin tukena eri projektinhallinnan, palvelumuotoilun ja systeemityön metodien rinnalla.

Kirkkaampi tavoite

Ensimmäinen mielikuva monelle on varmasti  se, että pitchillä esitellään tuote- ja liikeideaa rahoittajille startupin tai kasvuyrityksen rahoittamiseksi. Slushissa nähdään toinen toistaan huikeampia esityksiä, joilla pyritään herättämään kiinnostus ja vakuuttamaan potentiaalinen rahoittaja idean hyödystä ja toteutuskelpoisuudesta. Kun rahoittaja korvataan sidosryhmän jäsenellä, niin yhteys projektityöhön ja sen eri vaiheisiin on nähtävissä selvästi.

Valmisteluvaiheessa on luotava yhteinen ymmärrys asiakkaan kanssa siitä, mitä ongelmaa ratkaistaan ja mikä on luotu arvo ja saavutettu hyöty. Samalla on vakuutettava johto ja saatava heidät tukemaan muutoksen läpivientiä. Eikä saa unohtaa  varmistaa, että projektitiimissä kaikki ovat sitoutuneesti matkalla samaan suuntaan.

Näiden asioiden työstämiseen ja varmistamiseen on apuvälineitä niin projektinhallinnan menetelmissä kuin palvelumuotoilussa ja systeemityössäkin. Portfolion-  ja projektinhallinnan prosessit sisältävät tyypillisesti  etappeja, joissa oikeutus muutosprojektin käynnistämiselle hyväksytään muodollisesti tietyn informaation sisältävät mallin pohjalta.

Tilanteet, joissa määritellään projektin tavoitteita ja muutoksen raameja ovat projektipäällikön kannalta niitä tärkeimpiä hetkiä. Onhan projektipäällikön tehtävänä toteuttaa tavoitellut hyödyt. Antaako ROI todellisen kuvan tavoitelluista hyödyistä? Vai onko Excelin viehätys vienyt tekijän mennessään ja laskelmista muodostuu toiveiden näköinen kaavio todellisuuden sijaan. Olisiko tavoite kirkkaampi ja todellisempi, jos luvut ja kaaviot yhdistetään sanalliseen kuvaukseen, joka vielä lausutaan ääneen. Sen lisäksi tehoa voisi hakea vaikkapa sillä, että jokainen osallistuja sanoo ääneen uskon – edellyttäen, että jos sanalllinen esitys on ollut uskottava.

Projektin idea ja oikeutus on ymmärretty riittävän hyvin silloin, kun sen pystyy esittämään muutamassa minuutissa kuulijalle hänen ymmärtämällään tavalla.

Tässä valmisteluprosessissa yksi hyödynnettävä toimintamalli on Stanford Research Institute SRI kehittämä NABC-menetelmä, jonka tuotoksena on pitchin kaltainen esitys, mutta jonka luonti pohjautuu kuvattuun menetelmään. NABC on projektityössä tiivistetysti:

• Need
  • Asiakaslähtöinen kuvaus kenen tarvetta ja millaista ongelmaa ratkaistaan.
• Approach
  • Mikä on  hyöty asiakkaalle?
  • Miten se täyttää asiakastarpeen?
• Benefit
  • Muutoksen luoma arvo ja hyöty.
  • Minkä arvoinen on saatava hyöty suhteessa kustannuksiin?
• Competition
  • Vaihtoehtoiset ratkaisut, erottautuminen niistä, riskit.
  • Miksi asiakas valitsee tai käyttää suunniteltua ratkaisua?

NABC:n hyötynä on se, että taustalla olevaa menetelmää voidaan hyödyntää projektin tavoitteita ja vaatimuksia määriteltäessä. NABC on projektin hallinnassa ensisijaisesti prosessi ja vasta toissijaisesti viestinnän ja vaikuttamisen väline.

 

Sitouttavampi viestintä

En lähde määrittelemään viestintää sen tarkemmin, mutta projektissa minusta oleellisinta viestinnässä on se, että viestinnällä autetaan yhteisen ymmärryksen tuottamisessa ja vaikutetaan vastaanottajaan halutulla tavalla.

Helpommin sanottu kuin tehty. Viestintään pätee  Osmo A. Wiion ensimmäinen laki  ”Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta”.  Oma kokemus on osoittanut, että viestintään muutosjohtamisen osana kannattaa kuitenkin projektissa panostaa systemaattisesti. Muutosjohtamisen perustavoite on helpottaa muutoksen läpivientiä ja näin saada aikaan muutoksella tavoitellut hyödyt nopeammin ja tehokkaammin. Muutosjohtamiselle löytyy siis vahvat liiketoiminnalliset perusteet. Toinen tärkeä seikka on se, että muutosta tukemaan rakennetuista valmiuksista – toimintamallit, kanavat, mittaaminen – on korvaamaton apu sillä hetkellä, kun jotain ennalta odottamatonta eli tunnistamaton riski laukeaa.

Muutoksessa tiedon tarve kasvaa. Muutosviestinnän tehtävänä on lisätä ymmärrystä muutoksen syistä ja seurauksista. Miten pitch voi sitten auttaa projektiviestinnässä? Hyötyä voi tarkastella keskeisten ominaisuuksien tai elementtien kautta. Pitchin tehtävänä on:

• Tuoda esiin asiakkaalle luotava arvo
• Kommunikoida kuulijan ymmärtämällä tavalla, mistä on kyse
• Myydä ajatus kuulijalle ja vakuuttaa sen toteutuskelpoisuudesta

 

Muutosjohtamisen viestintäsuunnitelman mukaiset viestit tai viestintäpaketit sisältävät samoja asioita.

Se mikä muutosviestistä monesti puuttuu on pitchaukseen lähtökohtaisesti kuuluva  innostus ja intohimo sekä nimenomaan asiakasta puhutteleva kieli teknologian hienouksien sijaan.

Näiden merkitystä ei voi väheksyä, kun käytännössä projekti kilpailee ajasta jokapäiväisten tehtävien rinnalla, projekti kilpailee tuesta muiden kehityshankkeiden kanssa ja projektipäällikkö kilpailee projektin asiantuntijoiden ajasta muiden meneillään olevien tehtävien kanssa.

Organisaatioiden muutosviestinnässä perinteisesti faktojen osuus viesteissä on painottunut.  Luotetaan siihen, että organisaation ihmiset hyväksyvät muutoksen puhtaasti järkiperustein. Vastaaminen kysymyksiin mitä, miksi, kuka, milloin, miten vastaa tarpeeseen, mitä ihmisten tulee tietää. Muutosviestinnän osana pyritään kuitenkin myös vaikuttamaan motivaatioon toimia muutoksen edellyttävällä tavalla.  Siinä puolessa pitchauksen opit voivat olla hyödyllisiä.

Miksi pitchaan?

Olen itse siirtynyt hyödyntämään pitchausta projektityössä omien kokemusteni kautta. Kehitimme 2015 palvelukonseptia yhteistyössä Demola Tampereen kanssa. Ohjasin projektitiimiä, jossa osana Demolan innovaatioprosessia tiimeille järjestettiin mid-pitch, joissa oli mukana yhteistyötahot, opettajat ja muut sidosryhmien edustajat sparraamassa ideoita. Mid-pitchin perusteella saatu tiimin ulkopuolinen palaute ja sen hyöty konseptin kehittämisessä teki vaikutuksen. Prosessiin kuuluu lisäksi Final pitch, joka tosin tulisi nähdä sekin iteraationa eikä ”lopullisena”.

Toinen yhtä merkittävä kokemus oli oma toimintani Demola-tiimien sparraajana mid-pitchissä. Oma oivallukseni liittyy kokemukseen, jossa tiimin kolmen minuutin esitystä tarkastelee oman kokemustaustan pohjalta ilman sidettä itse tuotokseen. Jokaisesta esityksestä heräsi kysymyksiä ja tämä tilanne auttoi itseäni ymmärtämään vastaavan tilanteen hyödyn:

• Mieleeni tuli kysymys, johon tiimillä oli selkeä vastaus keskustelussamme esityksen jälkeen. -> Jos kysymys toistuisi muiden kuuntelijoiden joukossa, on asia sellainen, että viestinnässä tulisi vastata siihen proaktiivisesti.
• Mieleeni tuli kysymys, johon tiimillä ei ollut vastausta. -> tiimi joutuu ratkaisemaan onko kysymys oleellinen,  mahdollisesti tarkastelemaan ideaa eri näkökulmasta ja kehittämään sitä eteenpäin.

Nämä kokemukset vakuuttivat minut prosessin hyödyllisyydestä. Kolmas hyödyntämispääkseeni vaikuttanut tekijä oli osallistumiseni Kora-yhteisömme järjestämään työpajaan. Tavoitteena oli luoda myyntipuhe rahoittajia varten. Kaksipäiväisen työpajan moninainen anti kiteytyy ohjaajien lauseeseen ”Miten uskot kuulijoiden innostuvan asiasta, jos esitys ei heijastele innostusta!”

Juuri niin – projektipäällikön roolissa viestin koko ajan tekemiselläni ja olemuksellani. Toimin peilinä sidosryhmille. Voin itse päättää, mitä he peilistä näkevät.

---

Kirjoittaja Juha ”Jussi” Leppänen on muutos- ja projektijohtamisen ammattilainen, jonka työhistoriaa,  osaamista ja persoonaa kuvaavat tagit #jatkuva_oppiminen   #lapsenomainen_kiinnostuneisuus #lean #toiminnankehitys  #tavoitteellisuus  #tuloksellisuus #yrittäjähenkisyys