Työuran varrella on tullut vastaan monta erilaista settiä prjektinhallintatyökaluja. Haasteena on projektinhallinnan eri ulottuvuudet ja laaja sidosryhmäjoukko. Perus lähtökohdassa on raha, aika, resurssit, tehtävät ja tuotokset.
Eilen tutustuin yhdistelmään, joka rakentuu palveluiden Asana, Instagantt ja Harvest ympärille. Näistä Asana on tavallaan sydän toiminnalle, koska siinä työskennellään tehtävien parissa. Instagantt ingtegroituu Asanaan synkronoiden tehtävät ja aikanäkymän. Harvest vastaavasti tuo tuntiseurannan ja resurssiseurannan.
Pidetään mielessä se, että ohjelmiston täytyy aina vastata tarpeeseen, joten eihän tämä kaikkeen sovellu. Lisäksi toiminta ensin, sen jälkeen tietojärjestelmät.
Kun protoilin palveluita meidän tarpeen näkökulmasta väistämättä mieleen nousi vertailu ”tämän hetken” ja ”perinteisen tekemisen välillä. Uuden liiketoiminnan kasvattamisessa näiden online-palveluiden hyödyntäminen tuo kilpailuetua jo vakiintuneisiin yrityksiin verrattuna. Ensinnäkin, se nopeus jolla palvelut saa käyttöön on hämmentävä verrattuna vanhaan on premises -maailmaan. 2 minuutissa olet kirjautunut Google-tunnuksella palveluun ja 5 minuutin päästä olet katsonut ja ”Getting started” -videon. Ensimmäinen integraatio on valmiina 10 minuutin kohdalla. Yksi tunnus, valmiit integraatiot, maksu luottokortilla. 3 kuukauden hankintaprosessi nopeutui 10 minuuttiin.
Haastajayritykset pääsevät pienellä investoinnilla nopeasti ja ketterästi hallituun tekemiseen. Tässä avaintekijöinä ovat nimenomaan pieni investointi – kynnys laittaa rahaa yrityksen alkuvaiheessa ei muodostu ongelmaksi sekä helppous – ei tarvita IT-osastoa hoitamaan ja hallinnoimaan asiaa.
Toinen kilpailuedun näkökulmasta mieleen tuleva asia on se, että alhainen kustannus ja tekninen helppous laskevat kokeilemisen kynnystä. Proof of concept voidaan toteuttaa nopeasti ja pilotoinninkin jälkeen kynnys vaihtaa parempaan on pienempi verrattuna tilanteeseen, jossa alla on iso investointi.
Toinen innostava asia on Asana, joka auttaa hallinnoimaan tehtäviä varsin modulaarisesti. Tiivistettynä tehtävälistasta saa pilkottua työkalun termeinä projekteja. Itse näen ne ensisijaisesti työpaketteina, jotka ovat osa jotain suurempaa. Tämä on vähän Trello-tyyppinen lähestyminen.
Miksi Asana on niin houkutteleva? Vastaan siihen kysymyksillä, mikä on tyypillinen projektityön haaste? Mikä asia nousee 9 tapauksessa 10:stä esiin, kun retrospektiivissä listataan kehityskohteet? Tiedonkulku ja viestintä. Asana linkittää keskustelun suoraan tehtävän yhteyteen. Eli sinulla on tehtävä ja siihen liittyvä viestintä tapahtuu sen tehtävän yhteydessä. Mitä näen tämän etuina on se, että viestintä ei häviä ja hajoa eri kanaviin tietotulvan joukkoon. Toisekseen tehtäväkohtainen keskustelu rajannee vahvasti cc-käytäntöä eli turhan informaation määrää.
Kaikki tämä jää nähtäväksi, mutta olipa innostava iltapäivä eilen! Tämän aiheen kirjoittaminen laittoi takaraivossa myllertämään ajatuksen, miten tietotyö muuttuu näiden uusien ratkaisujen myötä, palataan siihen myöhemmin.
ajatuskatkoja 
Vastaa