Onko projektissasi törmätty tiiliseinään?

Oletko ollut projektissa, jossa sisältö (scope) on säilynyt muuttumattomana alusta loppuun. Tähän kysymykseen tulee harvoja kyllä-vastauksia. Suunnittelulähtöisten organisaatioiden, projektien ja tiimien muutoksessa ketterimmiksi ja itseohjautuviksi toistuva puheenaihe on edelleen sisällönhallinta.

Tässä kirjoituksessa käsittelen sisällönhallintaa odotustenhallinnan näkökulmasta. Aina ei siis ole kyse siitä, mitä on sopimuksellisesti määritetty vaan siitä, että odotukset sisällön ja työn etenemisen suhteen eri sidosryhmillä ovat kovin erilaisia. Pahimmillaan tuon odotuksiin kasautunut ristiriita päätyy sidosryhmien rajuun törmäykseen, jossa vauhti pysähtyy kuin seinään.

Eri projektimallien erot tai sisällönhallinnan metodit ovat oma aihepiirinsä, enkä puutu tässä niihin. Painopiste on kuitenkin ketterien mallien sisällönhallinnassa.

Sisällönhallinnan tarkoitus voidaan kuvata kolmella osa-alueella:

• Projektin päämäärän ja liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttaminen
• Määrittelyn tai yhteiseen ymmärrykseen perustuvan sopimuksen mukaisen työn aikaansaanti
• Ylimääräisen liiketoimintaa hyödyttämättömän työn rajaaminen ulos sisällöstä

Yllä oleva kuvaus ei suoraan rajaa pois mitään menetelmää. Sisällönhallinta suunnitelmavetoisissa vesiputousprojekteissa on kuitenkin oma kokonaisuutensa verrattuna ketterien menetelmien muutosvetoiseen lähestymistapaan.

Miksi sisällönhallinta on tärkeää?

Projektien tavoittelema liiketoiminnallinen arvo toteutuu vasta, kun projektin tuotokset on viety tuotantoon ja palvelu vastaa asiakkaiden tarpeisiin. On luonnollisesti oleellista, että tuotetun sisällön tulee palvella tätä arvontuottoa.

Sisällönhallinnan haasteita ovat mm. jatkuvasti muuttuvat vaatimukset, lopputuotos ei ole asiakkaan odotusten mukainen, investoinnin kustannus nousee yli suunnitellun hyödyn ja tuotokset eivät valmistu toivotun aikataulun mukaisesti. Ensisilmäyksellä kaikki vaikuttavat suunnittelulähtöisen projektin haasteilta, mutta todellisuudessa myös ketterissä projekteissa törmätään vastaaviin tilanteisiin. Vaikka toimitaan ajatuksella, että kun tuotevisio on kirkas ja ymmärretty ja priorisoimalla korkeinta liiketoiminnallista arvoa tuottava tekeminen tehtävälistan kärkeen ja toimimalla parhaalla mahdollisella tavalla niin saavutetaan paras mahdollinen tulos.

Tässäkin törmätään siihen, että eri sidosryhmien odotukset poikkeavat toisistaan. Yksilön mielessä näkyy omasta näkökulmasta piirretty kuva työn etenemisestä ja lopputilanteesta. Tähän kuvaan vaikuttaa sidosryhmään kuuluvan yksilön rooli, kokemus sekä luonteenpiirteisiin kuuluva positiivisuus/varovaisuus. Tämä yksilön muodostaman kuva etenee veteen pudonneen pisaran luomien aaltojen kaltaisesti eteenpäin ja välittyy uuden palvelun käyttöönottoon liittyviin tehtäviin, go-to-market-suunnitteluun, sisäisen viestinnän suunnitteluun.

Sisällönhallintaan liittyy myös asiakkaan ja toimittajan välisen sopimuksen ehdot. Ketterässä mallissa sisältöä ja aikataulua ei missään tapauksessa tule lukita etukäteen, mutta yhteisen tavoitteen ja suuntaviivojen luomiseksi sopimuksissa on eri sanamuodoin asetettuja rajauksia sisällölle.

Julkaisusuunnittelu auttaa

Julkaisulla tarkoitan tässä sellaista kokoonpanoa, joka toimitetaan joko tiettyyn testausvaiheeseen tai testauksen kautta tuotantoon. Suunnittelulla tai arviolla tarkoitan tässä yhteydessä tiivistetysti pariin kysymykseen vastaamista:

• Mitä julkaisuja tehdään ja miksi?
• Onko julkaisussa tärkeämpää sen sisältö vai aikataulu?

Kehitettävällä kokonaisuudella tulee olla selkeä päivittyvä tuotevisio, joka kertoo mitä tuote tai palvelu tekee, kuka hyötyy siitä ja millaisia hyötyjä tuota tai palvelu tarjoaa. Yhdistettynä visio ja kirkas ajatus siitä, miten toteutuksessa edetään luo pohjaa suunnittelulle.

Tässä välissä haluan korostaa, että tärkeintä on matka ei tulos eli osallistaminen keskusteluun, suunnitteluun ja päätöksentekoon. Tämä auttaa ymmärtämään, miksi tehdään, miten tehdään ja osin myös, milloin tehdään.

Pidä tehtävä kirkkaana mielessä

Visio on ehdottoman tärkeä, mutta Devil lies in details. Sidosryhmien ihmiset tarttuvat luontaisesti projektiin oman roolin, osaamisen ja kokemuksen pohjalta. Näiden yksityiskohtaisten tarpeiden huomioiminen on tärkeää, mutta samalla on varottava vision hämärtymistä. Resurssit ja aika ovat rajallisia, ja yksityiskohdat helposti syövät niistä suuren osan, jolloin riskinä on, että käteen jää vai luu.

Projektin päämäärän ja liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttaminen voidaan pilkkoa osatavoitteisiin eli julkaisuihin. Tavoitteiden pilkkominen usein konkretisoi tavoiteltavaa maalia ja samalla auttaa fokusoimaan, että tuotettavat kokonaisuudet vievät kehitystyötä kohti liiketoiminnallista tavoitetta. Pienempien tavoitteiden käsittely tuo tekemisen näkyväksi.

Palasteleminen on apukeino suurissa kokonaisuuksissa ja auttaa hallitsemaan riskiä, että mukaan tulee ylimääräistä liiketoimintaa hyödyttämätöntä työtä. Korostan edelleen, että jatkuva priorisointi ja backlogin työstäminen ovat keskeisiä asioita. Palasteleminen voi kuitenkin auttaa hahmottamaan kokonaisuuksia ymmärrettävimmiksi. Lisäksi julkaisusuunnitelmaa voidaan ajatella tärkeän tuotevision konkretisointitapana, jonka avulla tarkennetaan ja vahvistetaan sidosryhmien välistä sopimusta tekeillä olevasta työstä.

Hallitse käytössäsi olevaa aikaa

Miksi ajanhallinta on tärkeää? Projektin tuotokset ovat aina enemmän tai vähemmän sidottuja aikaan. Ajan hallintaa liittyy kysymys, onko asiakkaalle tärkeämpää tavoitella tiettyä sisältöä vai päivämäärää. Näistä käytännössä aina toinen on ohjaava, vaikka se ei harjoituksen alussa siltä näyttäisikään. Määräävän tekijän tunnistaminen auttaa hallitsemaan siihen liittyvää riskiä ja ohjaa työn priorisointia.

Julkaisuhetki voi ohjautua sovitun sisällön mukaisesti – jolloin aikataulu on joustava. Julkaisun suunnitellun sisällön arvioidut pisteet jaetaan tiimin velocitylla. Tuloksena nähdään, kuinka monta sprinttiä (ja viikkoa) tavoiteltujen toiminnallisuuksien toteuttamiseen tarvitaan.

Alustavassa arviossa on karkealla tasolla arvioitu tulevan pääjulkaisun sisällöksi 167 pistettä. Se jakaantuu kahteen välijulkaisuun.

Sprint-suunnittelun ja backlogin työstämisen edistyessä user storyjen karkea sisältö tarkentuu ja ne pilkkoutuvat tarkemmalle tasolle. Kolmannessa sprintissä tarkennuksien seurauksena kokonaispistemäärä kasvaa 170 pisteeseen. Työn edetessä ja liiketoiminnallisen ymmärryksen kasvaessa Product Owner lisää uusia user storyja backlogille ja alkuperäinen arvio kasvaa edelleen.

Julkaisuviivat kuvaavat hetkeä, jolloin julkaisuun haluttu sisältö on toimitusvalmiina. Tyypilliseen tapaan alustava arvio julkaisuaikataulusta on ollut optimistinen.

Yhteensä kuvastaa kokonaispistemäärän muutosta projektin aikana. Se on yksi parametreista, jotka auttavat ymmärtämään muutosta ja sen vaikutusta.

Kaavion ensisijainen tarkoitus on visualisoida tilanne, jolloin sidosryhmien kanssa käytävä keskustelu sisällönhallinnasta helpottuu. Backlogin viiva heijastaa aikatauluarviota. Poikkeama alustavasta arviosta ohjaa tarvittaessa tutkimaan syitä siirtymään.

Korostan, että tässä ei ole välttämättä kyse ongelmasta, joka pitää korjata vaan odotustenhallinnasta verrattuna lähtötilanteeseen. Kaavion tarjoamaa tietoa tulee hyödyntää työn priorisoinnissa – ei paineen asettamisessa tekijöille. Tilannekuva tarjoaa mahdollisuuden ennakoida ja sitä kautta viestiä työn etenemistä – vaikka ”Toimiva ohjelmisto on edistymisen ensisijainen mittari” (Ketterän kehityksen periaatteet). Mitä varhaisemmassa vaiheessa ymmärrys tavoitteen poikkeamasta saavutetaan, sitä enemmän aikaa on muuttaa tilannetta hallitusti ja kestävällä tavalla.

Vastaavasti julkaisuhetken ollessa aikaohjattu voidaan sisältö arvioida kaavalla velocity X aikatauluun mahtuvien sprinttien määrä. Tällöin  graafia tai muuta visuaalista esitystä hyödynnetään työkaluna, jolla voidaan tarkastella backlogin priorisoinnin muutosten vaikutusta haluttuun sisältöön.

Mitä apua tästä on odotustenhallinnassa?

Julkaisusuunnitelma heijastaa odotuksia siitä, mitä toiminnallisuuksia toteutetaan ja milloin niiden arvioidaan olevan saatavilla. Suunnitelman visualisointi auttaa konkretisoimaan priorisoinnin vaikutuksia. Työhän tehdään backlogia ylläpitämällä, mutta laajemmissa kokonaisuuksissa yhden rivin siirtäminen tai arvioidun toteutustyömäärän muuttaminen jää helposti vaille tarvittavaa vaikutuksen tunnistamista – nimenomaan sen vaikutusta sidosryhmien odotuksiin.

Priorisoinnin tai työmäärän muutoksesta seuraava käyrän siirtymä herättää huomion ja sitä kautta kysymyksiä huomattavasti helpommin kuin satojen rivien backlog ja sen priorisointimuutos. Kysymysten kautta päästään keskusteluun ja lopulta keskustelun ytimeen vastaako muuttunut tilanne visiota, liiketoiminnan tahtotilaa ja uskommeko siihen. Pahimmassakin tapauksessa – jossa julkaisupäivämäärän siirtymäehdotus vain nostaa kommentit ”tehkää nopeammin” – kuva ja siitä juontava keskustelu ovat muokanneet sidosryhmien odotuksia.

Muista nämä stepit

Tehtävä kirkkaana mielessä – luo ja ylläpidä tuotevisiota
Kaiken tekemisen tulee palvella visiota. Huomaa, että visio voi elää matkan varrella.

Tunnista ja kommunikoi ohjaavat tekijät sisältö ja aika
Suunnitelmavetoisessa toiminnassa projektikolmio pyritään lukitsemaan. Muutosvetoisissa ketterissä menetelmissä isossa kokonaisuudessa sisältö ja aika muovautuvat. Tunnista ja viesti, kumpi on ohjaava tekijä.

Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa
Sisältöviivan tai aikajanan siirtyminen herättää enemmän intohimoja kuin backlogin kymmenien tai satojen rivien muokkaaminen.

Tärkeintä on matka – ei määränpää
Tulos tulee aina tekemisen seurauksena. Julkaisusuunnitelman visualisointi on työkalu sidosryhmien viestintää ja odotusten hallintaa varten. Tiimin keskittyy toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla ja kehittämään toimintaansa jatkuvasti.