Tiimin dynamiikka ja tehokkuus

Sain tehtäväkseni luoda uuden ICT-palvelun, joka koostui seuraavista laajoista kokonaisuuksista:

  • järjestelmän kehittäminen
  • palvelun luominen
  • käyttöönotto, jonka osana oli eri järjestelmien harmonisointi

Hankkeessa oli useita toimijoita eli ns. omaa väkeä, ulkopuolisen toimittajan väkeä kolmesta eri firmasta. Palvelun  tuottaminen oli tarkoitus pystyttää Intiaan. Kiva haastava homma. Oli koko uraani ajatellen onnekkaassa tilanteessa, että pääsin aika pitkälti valitsemaan tiimin. Hanke jaettiin kolmeen tiimiin eli kehitystiimi, käyttöönottotiimi sekä palvelutiimi.

Homma käynnistyi ja lähti toimimaan varsin hyvin. Palvelua pilotoitiin pienellä porukalla ja samaan aikaan saatiin palvelutiimin runko pystyyn. Kyseessä oli globaali käyttöönotto, jossa harmonisoitiin vanhoja järjestelmiä. Tätä haastetta taklattiin ketterillä kehitysmenetelmillä, joiden avulla pystyttiin reagoimaan lyhyellä varoitusajalla käyttöönoton tarpeisiin. Näin kaikki käyttöönoton roadmapista saatu input työnnettiin kehitysputkeen. Käyttöönotto ja koulutustiimi kiersivät maailmaa perehdyttämässä loppukäyttäjiä.

Homma siis pyöri hyvin. Pysyimme tavoitteissa, asiakastyytyväisyys pysyi halutulla tasolla ja myös ”tekemisen meininki” vaikutti hyvältä. Projektipäällikön näkökulmasta kaikki oli ok. Sitten toimittajan edustaja soitti ja ehdotti yhden henkilön vaihtoa. Väittämän mukaan taustalla ei ollut mitään erityistä muutostarvetta heidän puoleltaan, mutta he näkivät, että toisesta henkilöstä olisi meidän hankkeelle suurempi hyöty. Tähän suhtauduin skeptisesti – hyvä dynamiikan rikkominen näkyi riskinä. Täytyy mainita, että keskustelin hankkeessa aktiivisesti tekijöiden ja tekijöiden esimiesten kanssa vaatimustasosta ja osaamistarpeista. Tätä tehtiin säännöllisesti myös toimittajien edustajien kanssa.

Loppupelissä suostuin vaihtoon haastateltuani uuden tekijän, mutta en tässä vaiheessa nähnyt vielä mitään hyötyä vaihdolle. Käytännössä yhden roolin tekijä vaihtui toiseen vastaavaan.

Ensimmäisen kuukauden aikana kaveri ehdotti tiettyja muutoksia toimintatavoissa ja rooleissa. Tehostamalla omaa tehtäväänsä hän pystyisi vapauttamaa aikaa. Sen jälkeen pienellä roolimuutoksella hänen aikaanssa vapautuisi 75%. 5 kuukauden päästä olimme saavuttaneet tuon tilan. Samaan aikaan coachingin kautta tutkimme hänen vahvuuksiaan ja roolitimme koko hanketta hieman uudelleen.

Tällä koko muutoksella, jossa siis tiimin resusointivaraus ja kulutaso pysyivät vakiona pystyimme lyhentämään kehityssykliä vaatimuksien määrittelystä tuotantoonsiirtoon ja tätä kautta nopeuttamaan käyttöönottoa.  Lisäksi käyttöönottopuolen toiminnan tehostaminen (lähinnä koordinaation osalta) autta entisestään kiihdyttämään järjestelmän jalkautusta organisaatiossa.

Tämä oli vahva konkreettinen osoitus siitä, miten yksi ihminen 14 hengen tiimissä voi tehdä merkittävä muutoksen tiimin tehokkuuden kannalta.

Osa on luonnollisesti sattumaa, mutta itse olen tämän myötä vahvistanut tiettyjä tiimin rakentamiseen ja johtamiseen liittyviä käytäntöjäni.

  • Tekijöiden ennakkohaastattelu, jossa käydään läpi, osaaminen, motivaatio, kemia, omat tavoitteet.
  • Tekijöiden esimiesten (sekä firman omien että toimittajapuolen) aktiivinen osallistaminen osaamiseen ja odotuksiin liittyvien asioiden osalta.
  • Tekijöiden coaching, jota kautta itse sain näkyvyyttä dynamikkaan ja toisaalta pystyin tukemaan tekijän roolin löytymistä/vahvistumista tiimissä

 

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

WordPress.com.

Ylös ↑

%d bloggers like this: